Quanto custa um software à medida: orçamento e fatores de preço

Um software à medida custa entre 10000 e 40000 euros consoante o seu âmbito funcional, com um orçamento que sobe rapidamente para além disso se o software tiver de se integrar com vários sistemas existentes ou gerir volumes de dados importantes. Ao contrário de um site, quase não existe referência de preço padrão: cada software à medida responde a uma necessidade única, o que torna a comparação entre orçamentos particularmente difícil sem um caderno de encargos preciso.

Porque é que o à medida não tem grelha de preços padrão

Um site institucional ou uma loja online seguem padrões relativamente repetitivos de cliente para cliente, o que permite estabelecer faixas de preço bastante fiáveis. Um software à medida, por definição, responde a uma necessidade que nenhuma ferramenta existente cobre exatamente: gestão específica de um processo de negócio, cálculo próprio de um setor de atividade, interligação entre vários sistemas internos que não comunicam nativamente entre si.

Esta ausência de padronização torna o orçamento mais delicado tanto para o prestador como para o cliente. Um caderno de encargos vago resulta quase sempre num orçamento aproximado, que depois evolui ao longo do projeto à medida que o âmbito real se precisa. É a primeira causa de derrapagem de orçamento neste tipo de projeto, bem antes dos problemas puramente técnicos.

O segundo fator que distingue o à medida é a questão da manutenção a longo prazo. Um software interno concebido para um uso preciso não tem a mesma comunidade de utilizadores que uma ferramenta do mercado: as atualizações, as correções de bugs e a evolução do software dependem inteiramente do prestador inicial ou de uma equipa interna formada para retomar o código, o que deve ser antecipado antes de avançar.

Padrão, adaptado ou à medida: a escolha certa consoante a necessidade

Um software do mercado (ERP, CRM, ferramenta de gestão padronizada) já cobre a maioria das necessidades correntes de uma empresa, a um custo geralmente muito inferior a um desenvolvimento à medida. É a primeira opção a avaliar seriamente antes de considerar um desenvolvimento próprio.

Um software do mercado adaptado (configuração avançada, plugins, conectores) permite cobrir necessidades um pouco mais específicas sem partir do zero. O custo mantém-se controlado enquanto a adaptação não empurra a ferramenta além daquilo para que foi concebida.

O à medida completo torna-se relevante quando nenhum software existente cobre a necessidade, quando o processo de negócio é suficientemente específico para constituir uma vantagem competitiva real, ou quando a acumulação de adaptações numa ferramenta padrão acaba por custar mais e por a fragilizar mais do que um desenvolvimento próprio.

O que compõe o orçamento de um software à medida

O enquadramento inicial. Compreender precisamente o processo de negócio a instrumentar, muitas vezes questionando vários utilizadores internos, antes de escrever a mínima linha de código. Um enquadramento apressado paga-se sistematicamente mais tarde sob a forma de desenvolvimento refeito.

As integrações com o existente. Um software à medida isolado do resto da empresa tem pouco valor. A ligação com as ferramentas já implementadas (contabilidade, base de clientes, outros softwares de negócio) representa muitas vezes uma parte importante do orçamento total.

A interface do utilizador. Um software interno não precisa de um design tão cuidado como um site público, mas uma interface confusa faz falhar a adoção pelas equipas, seja qual for o nível técnico do desenvolvimento subjacente.

Os testes e a fiabilidade. Um software utilizado internamente para tarefas críticas (faturação, gestão de stocks, planeamento) tem de ser testado seriamente antes de entrar em produção, sob pena de gerar erros dispendiosos de corrigir depois.

A formação e o suporte. Um software tecnicamente bem-sucedido mas mal apreendido continua por usar. A formação das equipas e um suporte disponível em caso de bloqueio são itens a prever explicitamente, raramente incluídos por defeito.

Calcular o retorno do investimento antes de avançar

Um software à medida só se justifica financeiramente se o tempo ou o dinheiro que faz poupar ultrapassar, num período razoável, o seu custo de desenvolvimento e de manutenção. Este cálculo, muitas vezes negligenciado, permite no entanto decidir objetivamente entre várias opções.

Tomemos um exemplo simples: um processo manual que ocupa duas horas por dia de uma pessoa, cinco dias por semana, representa cerca de 500 horas por ano. Se esse tempo puder ser reduzido a alguns minutos graças a uma ferramenta automatizada, a poupança em tempo de trabalho pode justificar um investimento de várias dezenas de milhares de euros em dois a três anos, sobretudo se o processo envolver várias pessoas ou se repetir ao longo de vários anos.

Pelo contrário, um software à medida concebido para um uso pontual ou um volume de tarefas muito baixo tem poucas hipóteses de rentabilizar o seu custo de desenvolvimento, mesmo que o conforto de utilização seja real. Nesse caso, um processo manual otimizado ou uma ferramenta padrão parcialmente adaptada continua a ser muitas vezes a escolha mais racional.

Os sinais que indicam que um projeto à medida está a descarrilar

Alguns sinais, observados ao longo do projeto, indicam quase sempre que o orçamento inicial não será respeitado: pedidos de funcionalidades adicionais que se acumulam sem revalidação do orçamento associado, idas e vindas repetidas sobre decisões já tomadas no enquadramento inicial, ou ausência de etapas intermédias que permitam verificar o progresso real antes da entrega final.

Um projeto bem gerido prevê pontos de situação regulares, nos quais o cliente pode ver uma versão funcional do software antes do fim completo do desenvolvimento, e ajustar as prioridades se necessário em vez de descobrir um desvio importante apenas na entrega final.

Tabela de orçamentos por âmbito

Quem deve liderar o projeto do lado do cliente

Um software à medida bem-sucedido exige quase sempre um responsável do lado do cliente, capaz de decidir rapidamente as questões que se colocam ao longo do desenvolvimento e de representar as necessidades reais dos futuros utilizadores. A ausência desse responsável, ou um responsável que não tenha o tempo necessário para se envolver, atrasa sistematicamente o projeto e aumenta o risco de um resultado final afastado da necessidade inicial, seja qual for a seriedade do prestador escolhido.

O que é importante reter

• O à medida justifica-se apenas quando nenhum software do mercado, padrão ou adaptado, cobre de forma satisfatória a necessidade real.
• Um caderno de encargos preciso, validado antes do início do desenvolvimento, é a melhor ferramenta para evitar uma derrapagem de orçamento ao longo do projeto.
• As integrações com os sistemas existentes representam muitas vezes uma parte do orçamento tão importante como o desenvolvimento da funcionalidade principal em si.
• A formação dos utilizadores finais e o suporte após a entrega devem ser orçamentados explicitamente, pois não estão incluídos por defeito na maioria dos prestadores.
• A manutenção a longo prazo de um software à medida depende inteiramente do prestador ou de uma equipa interna formada, ao contrário de uma ferramenta do mercado apoiada por um fabricante.

Conclusão

Antes de lançar um projeto de software à medida, verifique seriamente se uma ferramenta existente, isolada ou adaptada, não cobre já a necessidade por um orçamento bem inferior. Se a necessidade for realmente específica, um desenvolvimento à medida na VeryAppi começa sempre por um enquadramento preciso do processo de negócio, a condição mais fiável para evitar surpresas de orçamento pelo caminho.